Rueda de prensa: qué es, cuándo convocarla y cómo organizarla

Qué es una rueda de prensa

Una rueda de prensa (o conferencia de prensa) es una cita en la que una organización reúne a periodistas en un lugar y a una hora para anunciar algo y responder a sus preguntas. A diferencia de la nota de prensa, que se lee cuando el periodista quiere, la rueda de prensa pide que acudan: por eso solo tiene sentido cuando hay algo que contar en persona.

Tiene tres piezas: la convocatoria (el aviso previo a los medios), el acto (intervención y turno de preguntas) y la nota de prensa posterior, que se entrega en el acto y se envía después a quien no pudo venir.

Cuándo merece la pena convocar una rueda de prensa

Pregúntese si un periodista ganaría algo viniendo en lugar de leer la nota. Suele merecer la pena cuando:

• Hay preguntas que hacer: resultados, una crisis, un cambio que afecta a mucha gente.
• Hay algo que ver o fotografiar: un producto, unas instalaciones, una firma entre dos organizaciones.
• Hay portavoces con interés propio: un alcalde, un deportista, un autor, un investigador.

Si la noticia cabe en una página y nadie va a preguntar nada, es mejor una nota de prensa bien escrita. Una rueda de prensa a la que no acude nadie es peor que no hacerla.

Cómo organizar una rueda de prensa, paso a paso

1. Elija día y hora. Por la mañana (entre las 10:00 y las 12:00) y de martes a jueves, para que dé tiempo a publicar en el día. Mire la agenda local: si coincide con un pleno, un partido o un acto institucional, cambie la fecha.
2. Elija el lugar. Céntrico, fácil de encontrar y con enchufes, buena luz y wifi. Si hay algo que enseñar, mejor donde está (la fábrica, el local, el campo).
3. Envíe la convocatoria entre tres y cinco días antes y un recordatorio la víspera. Diríjala a la redacción de cada medio y, si lo conoce, al periodista que cubre su tema. En el directorio de periódicos por provincia tiene las vías de contacto de los medios locales.
4. Prepare a los portavoces. Uno o dos, no más. Cada uno con tres mensajes claros y las respuestas a las preguntas incómodas que sabe que llegarán.
5. Prepare el material: la nota de prensa impresa y en digital, un dossier de prensa si hay datos o historia que contar, y fotos en alta resolución listas para descargar.
6. Controle el tiempo del acto. Bienvenida breve, intervenciones de 10 a 15 minutos en total y otros 15 de preguntas. Más de 45 minutos es demasiado.
7. Después, envíe la nota a todos los medios convocados, hayan venido o no, con las fotos y, si se grabó, el vídeo o los cortes de voz.

Modelo de convocatoria de prensa

La convocatoria no cuenta la noticia: dice qué se va a anunciar, quién, cuándo y dónde. Cabe en media página. Cópiela y sustituya lo que va entre corchetes:

CONVOCATORIA DE PRENSA

[Organización] presenta [qué se anuncia, en una línea]

Qué: rueda de prensa para presentar [qué] / dar a conocer [qué].
Quién: [Nombre Apellido], [cargo], y [Nombre Apellido], [cargo].
Cuándo: [día de la semana], [día] de [mes], a las [hora].
Dónde: [lugar], [dirección], [ciudad].

Habrá turno de preguntas y posibilidad de [fotos / entrevistas / visita a las instalaciones].
Se entregará nota de prensa y material gráfico.

Confirmación de asistencia y contacto de prensa:
[nombre] · [correo] · [teléfono]

Envíela en el cuerpo del correo, no solo como adjunto, con un asunto que lo diga todo: «Convocatoria: [organización] presenta [qué] el [día] a las [hora]».

Errores frecuentes

• Convocar sin noticia. Si el anuncio es «seguimos trabajando», mejor una nota.
• Empezar tarde. Los periodistas tienen otras citas: empiece a la hora, aunque falte alguien.
• Demasiados portavoces o discursos de agradecimiento que se comen el tiempo de las preguntas.
• No mandar nada después. Quien no pudo venir también puede publicar, si tiene la nota y las fotos.

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